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CONTROL Y GESTIÓN

¡DIFERENCIAS REGISTRADOS EN CUENTAS POR REGULARIZAR!
    ¿Qué hay detrás de estos registros?

    Increíble, pero cierto.
    Un amigo, sabiendo que soy contador, me entregó la memoria anual de su cooperativa de servicios públicos, correspondiente al 31 de diciembre de 2021, para que la analizara y le diera mi opinión sobre su situación financiera y económica.

    Comencé revisando el dictamen del auditor externo. El informe contenía una opinión con salvedad, por lo que rápidamente me dirigí al párrafo en el que se fundamentaba dicha opinión.

    El informe señala:
    Los estados financieros de la Cooperativa registran diferencias entre el módulo contable y módulo comercial, de casi Bs.10,5 millones, en Cuentas por Regularizar.

    El monto es significativo y, además, la cuenta en la que se registra resulta poco transparente. Esta situación me llamó especialmente la atención y me llevó a plantearme las siguientes interrogantes:

    ¿QUÉ REGISTRA ESA CUENTA?

    Según los auditores, la cuenta por regularizar registra diferencias entre el módulo comercial y el módulo contable. Del análisis de dichas diferencias, se identifican dos posibles escenarios:

    1. Cobranzas realizadas, pero no registradas en el módulo contable

    Corresponde a cobranzas efectuadas a los usuarios que no fueron entregadas a caja ni depositadas en las cuentas bancarias de la Cooperativa y, en consecuencia, no fueron registradas en el módulo contable.

    Si esta diferencia se ajustara contablemente, disminuirían las cuentas por cobrar, aumentaría el gasto y se reduciría el patrimonio por el mismo importe, agravando la situación patrimonial de la Cooperativa. Por ello, un simple ajuste contable no resolvería el problema; únicamente evidenciaría la existencia de recursos cobrados pendientes de regularización.

    2. Servicios facturados, pero no contabilizados

    Corresponde a servicios de provisión de agua y alcantarillado registrados en el módulo comercial, pero no transferidos al módulo contable debido a la omisión del proceso de posteo.

    Si esta fuera la diferencia registrada en la cuenta, su ajuste incrementaría las cuentas por cobrar, los ingresos y el patrimonio, fortaleciendo la posición financiera de la Cooperativa. En consecuencia, esta situación no resulta compatible con la naturaleza de la cuenta Por Regularizar.

    En conclusión: En función del análisis precedente, la cuenta Por Regularizar corresponde a cobranzas efectivamente realizadas que no fueron registradas en el módulo contable, como consecuencia de que dichos recursos no fueron ingresados a caja ni depositados en las cuentas bancarias de la Cooperativa, quedando pendientes de regularización.

    ¿ES CORRECTO REGISTRAR DIFERENCIAS?

    Para comenzar, las diferencias no se contabilizan; se investigan. Una diferencia identificada como resultado de la comparación entre cuentas, módulos o registros constituye una señal que debe ser analizada mediante conciliaciones y otros procedimientos de verificación, con el propósito de determinar la operación que la originó y, posteriormente, efectuar el registro contable en la cuenta que corresponda.

    Cuando se afirma que una cuenta presenta diferencias entre el módulo contable y el módulo comercial, podrían estar ocurriendo, entre otras, las siguientes situaciones:

    1. No se realizó una adecuada conciliación entre los reportes de ambos módulos, por lo que no se identificó la transacción que originó la diferencia.

    2. La diferencia fue identificada, pero se optó por registrarla directamente como un ajuste o regularización, sin determinar previamente la operación que le dio origen, con el propósito de evitar que sea reconocida como un gasto, afectar el resultado de gestión o, eventualmente, ocultar la responsabilidad de quienes intervinieron en la operación.

    En consecuencia, contabilizar una diferencia y exponerla simplemente como una partida por regularizar en el balance general, sin haber realizado previamente las conciliaciones e investigaciones correspondientes, no constituye una práctica contable adecuada ni un procedimiento compatible con los principios de objetividad, integridad y adecuada exposición de la información financiera.

    Más aún, utilizar una cuenta de regularización para registrar diferencias cuya naturaleza y origen aún no han sido determinados puede terminar ocultando transacciones, errores u omisiones, así como dificultar la identificación de los responsables de su generación.

    ¿QUÉ RESPONSABILIDAD TENEMOS LOS CONTADORES EN ÉSTE CASO?

    Una vez identificada una diferencia, corresponde al contador investigar su origen mediante conciliaciones, revisión documental, análisis de registros y la aplicación de los procedimientos que resulten necesarios, hasta determinar la operación que la originó y, cuando corresponda, a los responsables de su ejecución o registro.

    Una vez realizada la investigación, las transacciones omitidas o registradas incorrectamente deben ser contabilizadas de acuerdo con la naturaleza de la operación y en observancia de los principios de realización, objetividad, integridad y adecuada exposición de la información financiera.

    Asimismo, cuando de la investigación se determine la existencia de errores, omisiones o actuaciones atribuibles a determinados responsables, corresponde comunicar oportunamente estas situaciones a la Gerencia, dejando evidencia suficiente de los hechos identificados.

    No actuar de esta manera puede convertir al profesional contable en parte del problema que inicialmente debía controlar o corregir. La responsabilidad del contador no se limita a registrar diferencias; implica investigar, sustentar, corregir y transparentar las operaciones que les dieron origen.

    Por ello, para evitar involucrarnos en situaciones como las analizadas, debemos abordar cada operación con criterio profesional, respaldo documental y los principios contables como guía fundamental de nuestro trabajo.

Autor: CPA. Oscar Inca Pacara
Fuente: Elaboración propia
17 de Junio de 2024
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